エントリーシートを封筒で郵送するときの書き方・送り方マナー【例文付き】

2019/6/4 09:59 マイナビ学生の窓口

就活スタイル編集部 就活スタイル編集部

今は昔のように封筒で手紙を送ることも少なくなりました。エントリーシートを郵送するとき、書き方や送り方のマナーがわからず、手順に戸惑ってしまう方も多いのではないでしょうか。今回は実際にエントリーシートを郵送する前に見ておけば不安を解消できる、エントリーシート郵送のマナーを網羅してご紹介します。失礼がないようエントリーシートを送れるかどうかは、その後の選考に通過できるかどうかの分かれ道ともなります。また、社会人になってからも書類を郵送する機会がありますから、今のうちに書き方・送り方のマナーを覚えておきましょう。

エントリーシートを封筒で郵送するときのマナー1.用意するもの

エントリーシートといえば、面接に進む前の第一関門ともいえる選考です。まずは面接という土俵に上がることができるように、エントリーシートに力を入れて作成するのはもちろん、郵送で変なマイナス点をもらわないように注意しましょう。エントリーシートを送るときには下記のものが必要となりますので、忘れずに準備を行ってください。

・エントリーシート
まずは書類送付の中心となる、エントリーシートです。企業の聞きたい質問に答えるための書類なので、ちゃんと求められていることを書けているかどうかを確認しましょう。また。面接に進んだ際の想定質問の準備に役立てられますので、コピーを取っておくことをおすすめします。

・履歴書
エントリーシートと一緒に送ることが多いのが、履歴書です。履歴書はどんな経歴であるかを簡単にまとめてありますので、エントリーシートと併用して面接や選考の際に使われることが多いです。こちらもエントリーシートと同じ理由で、コピーを取っておくことをおすすめします。

・A4サイズが入る白色封筒
A4のサイズを折り曲げなくても入る封筒を用意しておきましょう。クラフト(茶色)の封筒もありますが、重要書類ではあまり使われません。白色の封筒を準備しておいてください。

・クリアファイル
エントリーシートや履歴書などの大切な書類が汚れたり折れたりすることなく、内容を守ってくれるのがクリアファイルです。ビジネス書類などは基本的にクリアファイルに入れて汚れない状態で送るのが一般的ですので、こちらも一定数準備をしておきましょう。

・送付状
ビジネス書類で入れ忘れてはいけないのは、何の書類を送付したかという証明にもなる送付状です。送付状は書類の一番上に入れ、クリアファイルから見えるようにしておきます。詳しい作り方は次の章でご紹介します。

エントリーシートを封筒で郵送するときのマナー2.送付状をつけよう

エントリーシートに限らず、ビジネス書類の場合は必ず送付状をつけてご送付します。理由としては下記のものがあります。

・送った書類の内容確認
万が一郵便事故が起こった場合など、送った書類に何が含まれていたかを確認することができるのが送付状です送付状には「何の書類が何部入っているか」ということが明記されていますので、もし一部の書類が紛失していた場合、送付者に何が何枚足りないかということを伝えることができます。

・受け取ってもらったお礼
封筒を開けて書類しか入っていなかった場合、非常に不躾(ぶしつけ)な印象を受けます。郵送物を受け取ってもらった場合は、そのお礼やご挨拶として送付状をつけるのが慣習です。うっかり忘れてしまうと失礼にあたりますので、必ず忘れないように作成を行いましょう。

送付状に入れ込む内容としては、下記のようなものがあります。

・日付
日付には送った日付を入れましょう。いつ送ったのかが先方にもわかります。

・お相手の社名、部署名、役職、お名前
送付状にもお相手の社名、部署名、役職、お名前は略さずに記述します。

・自分の大学名、学部学科、名前、住所、連絡先、メールアドレス
自分の大学名、名前、連絡先、メールアドレスについても、略さずに記述しておきましょう。送付状にも書いてあると、先方が連絡を取ろうと考えたときに、わざわざ別の書類を引っ張り出すなどの面倒がありません。

・題名
何の件で書類送付をしてきたのか、内容が何かを端的に表すことで本文を読まなくても概要がわかります。

・本文
受け取っていただいたことのお礼と、ご挨拶を入れておきます。

・内容物確認
何の書類を何部送ったのか、明確にするために送付します。

送付状の意味合いとしては、それだけで何の用事だったのかをわかるようにするという意味があります。送り先や送り主はもちろん封筒にも書きますが、封筒なしのクリアファイルだけでも誰宛で誰から何が届いたのかがわかるようにしておけば、封筒から出しても管理が煩雑になりません。このような配慮ができるかどうかも、ビジネスパーソンとしては重要といえます。

エントリーシートを封筒で郵送するときのマナー3.封筒の書き方

送る書類が全て準備できたら、いよいよ封筒を書いていきましょう。表面と裏面にわかれていますので、それぞれを見ながら真似をして書いてみてください。

<全体>
・きちんとしたアイテムを選ぶ

100円均一ショップにも封筒や宛名用ペンが販売されていますが、作りや品質がしっかりしたものを選ぶことをおすすめします。なぜなら個人情報が詰まった書類の内側が透けて見える可能性や、水濡れした際に強度が足りないなどの弱点もある可能性が高いからです。
また、非常に多くのエントリーシートを提出する可能性がありますので、ある程度の数をストックしておくことをおすすめします。

・油性で書く
ペンなどは雨に濡れても大丈夫なように、油性で記述しましょう。水濡れでにじみ、住所や中の書類が見えなくなってしまってはせっかく書いたものが台無しになってしまいます。努力を無駄にしないためにも忘れないようにしましょう。

<表面>
表面には相手先企業の郵便番号、住所、社名、部署名、役職、お名前、そして書類の在中コメントを書きます。書き方のポイントと、実際の書き方例を載せましたのでご参照ください。

・企業名称、住所、部課名、役職などは記載の通り忠実に縦書きで書く
企業名称、住所、部課名、役職などを省略することは失礼に当たりますので、必ず応募先住所として記載されている通りに記述しましょう。また、採用担当者宛となっている場合は、「採用ご担当者 様」、人事部人事採用課宛であれば、「株式会社◯◯ 人事部人事採用課 御中」などのように記載するようにしてください。御中の場合はお名前を書く中央の部分に「人事部人事採用課 御中」と書きます。

・応募書類在中は左下に赤字で記述し、四角囲みする
応募書類などを送る場合は応募書類在中、履歴書送付の場合は履歴書在中などと重要書類が入っていることを伝える意味があります。必ず忘れずに記載しましょう。

<裏面>
裏面には郵送日の日付、自分の郵便番号、住所、名前、大学名、学部・学科を書きます。

・提出年月日を書く
書類に書く年月日の記述は、元号で統一しましょう。元号も含めて年月日を書いておけば、万一のときに提出日を追うことができます。書く場所は左上の部分です。

・封筒は右半分に住所、左半分に名前、学校名・学部・学科を書く
封筒の左側にすべてを記述すると思う方も多いですが、封筒は右半分に郵便番号と住所、左半分に名前と学校名・学部・学科を書くのが正式です。

・締め(〆)マークを忘れない
「これで封をしましたよ」という印の締めマークですが、封筒で郵便物をあまり出さない方にはなじみのないものです。しかし、重要なものですので忘れずに記入してください。

エントリーシートを封筒で郵送するときのマナー4.封筒の出し方

・出す日付
エントリーシートの締め切りにかかわらず、できるかぎり早めに提出しましょう。締め切りギリギリに送付した場合、何かトラブルがあって締め切りに遅れてしまっては元も子もありません。必ず提出できるように、余裕をもって提出を行いましょう。

・出すときは郵便窓口で
郵便を出すときにはついついそのまま投函してしまいそうになりますが、クリアファイルとエントリーシート、さらに履歴書も一緒に送る場合は重たくなることも考えられます。切手が足りないということのないように、必ず郵便窓口で確実に金額を確定させてから提出を行いましょう。
窓口からそのまま住所振り分けに回されますから、ポストに投函するよりもきれいな状態を保てるはずです。できるかぎりきれいな状態で先方に到着させるためにも、金額の不足でご迷惑をおかけしないためにも窓口に出向いて提出を行うようにしましょう。

エントリーシートを封筒で郵送するときのマナーまとめ

大事な選考通過の材料であるエントリーシートを送付するときには、わからないことだらけで迷ってしまい、就活の効率が急激に落ちることも多いです。ここで紹介したエントリーシートの封筒の書き方・送り方を参照すれば、慌てることなくきちんとエントリーシートを期限内に郵送できるはず。ぜひ参考にして、面接という土俵に上がり力を尽くせるように頑張ってみてください。


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執筆:高下真美
新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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